Tutto ciò che deve essere dimostrato è necessario sia sempre su carta?

Da oggi non più: il PAPERLESS è una realtà possibile. Le aziende e l’ambiente ringraziano!

Tutti sappiamo cosa significa possedere un documento in formato elettronico anziché in carta, sia che utilizziamo formati immagine come il JPG, TIFF, BMP oppure misti come il PDF, RTF. Li cerchiamo nel nostro Hard Disk, li inviamo via email, li pubblichiamo in Internet, li trasportiamo nella nostra chiavetta USB.

Questi ed altri formati universali ci sono da tempo, perché allora il nostro mondo è ancora così pieno di carta ?  

MEMORIA
Nel 1956 un Hard Disk da 5 MB pesava una tonnellata ed era sufficiente per una decina di documenti o un misero mp3…   gli Hard Disk di oggi si misurano ormai in TeraBytes (milioni di MB) nel peso di mezzo chilo e con costi di poche centinaia di euro.
E i supporti ottici? Niente ologrammi in vista… Usati correttamente, gli Hard Disk hanno ancora il costo più basso, affidabilità e durata più alti. Il futuro prossimo è certo sarà nelle memorie statiche, più veloci, affidabilissime per lo storage, bassi consumi e senza parti in movimento.
Risolto.

FEELING o EFFICIENZA ?
Diciamocelo chiaramente: quanti di noi hanno mai letto un libro dal PC o dal PDA ?  Credo infatti sarà l’ultimo paperless a venire realizzato.

 
In azienda le cose sono diverse, siamo sommersi di carta, accatastata a quintali, che ci serve per documentare ogni sorta di questioni: movimenti, consegne, vendite, ordini, pagamenti, registrazioni, pratiche, accordi…
Un buon manager capisce che tutta quella carta richiede:

• costi per essere stampata, oggi ben superiore a qualsiasi costo di memorizzazione elettronica
• spazi enormi per lo stoccaggio, distribuiti in archivi e spazi in ogni ufficio
• costi per scaffalature, armadi, classificatori, cartelle e cartelline di ogni sorta
• costi per la loro gestione ed inefficienze nelle ricerche e disponibilità, tanto più se l’azienza ha più sedi (invio documenti via Fax, fotocopie)

Se abbiamo nostalgia dei nostri polverosi archivi, oggi la tecnologia permette persino di simulare a video gli spazi di archiviazione (stanze, scaffali, faldoni…) ora liberati dall’oppressione della carta. E senza la polvere.
In spiaggia ovviamente continueremo a leggerci un buon libro su carta…

NORMATIVE
  La normativa è cambiata, la più temuta dalle aziende, quella fiscale, a livello Europeo ed Italiano ammmette e persino incoraggia la Conservazione Sostituiva elettronica anche di fondamentali documenti come il Registro IVA, il Libro Contabile o il Bilancio Aziendale.
                                             Verba Volant, PAPERLESS manent !
Cerchiamo di essere chiari: si chiama “sostitutiva” perché sostituisce la carta a tutti gli effetti fiscali e legali, un documento elettronico potrebbe cioè non essere mai esistito fisicamente sulla carta ed avere per lo Stato il medesimo valore.
La Legge anticrisi n. 2 dello scorso gennaio 2009 estende addirittura questo valore a documenti di natura privata e persino agli originali che non potrebbero essere ristampati, quali ad esempio un contratto scritto a penna.
Capite quale rivoluzione si sta preparando?

LE OPPORTUNITA’
ATON ovviamente è sempre attenta alle novità per trasformarle in vantaggio per i propri clienti.
Abbiamo due ambiti tra SFA e WFA che sono afflitti dalla carta: la Tentata Vendita e la Certificazione delle Consegne (nel settore postale e del trasporto merci in generale).
Con .onRoad paperless e .onPost paperless ATON propone le proprie affermate soluzioni in una nuova versione per eliminare tutta la carta in rientro verso l’azienda. I documenti fisici sono sostituiti da un moderno ed efficiente sistema di Archiviazione Documentale Elettronico ed alimentato via radio in tempo reale dai terminali mobili in dotazione degli operatori:

ritorno dell’investimento velocissimo, grandi risparmi, maggiore efficienza aziendale.

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