Firma elettronica o digitale? Qualificata o avanzata? Sono spesso questi i vincoli che ci si trova ad affrontare quando si parla di dematerializzazione dei documenti, ovvero quel processo che mira a sostituire il tradizionale archivio cartaceo con il documento informatico, più “ecologico” perchè consente di ridurre o eliminare totalmente la carta, e anche più semplice da archiviare e successivamente ricercare.

Ma la firma è sempre necessaria? E qual è il tipo più appropriato?
In realtà - come sostiene la Dott.ssa Finocchiaro, Professore Ordinario di Diritto di Internet e di Diritto Privato dell’Università di Bologna nell’articolo La dematerializzazione dei documenti tra vincoli ed opportunità - la dematerializzazione dei documenti incontra meno vincoli giuridici di quanto si creda.

Non tutti i documenti, infatti, necessitano obbligatoriamente della firma e la stessa può svolgere diverse funzioni. Può essere diffusa nella prassi operativa o, al contrario, essere richiesta quale condizione di validità. Un esempio è rappresentato dal rapporto banca/cliente dove si è diffusa la pratica di far firmare al cliente i fogli informativi che attestano le operazioni effettuate: in questo caso la firma non è richiesta da una norma specifica, ma ad essa si attribuisce una funzione probatoria attestante l’avvenuta operazione. La dematerializzazione, quindi, ben potrebbe esaurirsi nell’apposizione di una firma elettronica, nella consapevolezza tuttavia che sul valore probatorio deciderà, caso per caso, l’autorità giudiziaria.

Diverso è il caso dei contratti sottoposti al requisito della forma scritta a pena di nullità, dove si potrà scegliere tra diverse tipologie: non solo la firma digitale “debole”, ma anche la firma elettronica avanzata.

Essenziale in questo scenario è l’approccio da cui partire: non si tratta solo di produrre un documento digitale equivalente, dal punto di vista giuridico, a quello cartaceo, ma di tenere conto della diversità e della specificità degli strumenti, guardando al processo di dematerializzazione nel suo complesso, dalla creazione all’archiviazione del documento.